Monet yritykset pitävät GDPR:ää edelleen hankalana vaatimuksena ja pakollisena pahana. Usein GDPR:ää lähestytäänkin kertaharjoituksena, joka kirjoitetaan paperille, mapitetaan ja unohdetaan. Valtaosa yrityksistä kuitenkin niin B2B kuin C2B puolella käsittelee ja tallentaa asiakkaiden henkilötietoja päivittäin.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyy aina riskejä. Pahimmillaan yritys voi saada merkittäviä maine ja taloudellisia haittoja. Johto voi myös joutua raskaiden syytösten kohteeksi, jos asiakkaan henkilötietoja on esimerkiksi vuotanut kolmannelle osapuolelle tai julkisuuteen ilman lupaa. Parhaimmillaan GDPR-asetus voi kuitenkin tukea liiketoimintaa virtaviivaistamalla ja parantamalla useita yrityksen ydinliiketoimintoja.
Sama malli ei sovi kaikille
Yrityksellesi on tärkeää tunnistaa oman liiketoiminnan riskit ja varmistaa, että toiminta on tietosuojalain mukaista oikeita työkaluja käyttäen. Riskienhallinta on oltava oikeasuhteinen ja sopiva organisaation kokoon nähden, ja avainasemassa on ymmärtää yleinen riskinottohalu. Eri yrityksillä on erimuotoisia ja -tasoisia riskejä ja organisaation tulee suojata niin pääoma- kuin asiakastietoja. Riskienkartoitus ei ole tärkeää vain GDPR:n kannalta, vaan se auttaa parantamaan myös asiakassuhteiden hallintaa.
Yrityksen on mietittävä mitä ja kenen tietoja he käsittelevät.
Tämän päivän kuluttajat ja asiakkaat ovat yhä enemmän tietoisia oikeuksistaan. He seuraavat tapaa, jolla heidän tietojaan hallitaan, ja siten painostavat yrityksiä vahvistamaan tietoturvainfrastruktuuriaan. Valitettavan usein yritykset käyttävät paljon rahaa yrityskuvan korjaamiseen tietomurron jälkeen, mutta eivät ota proaktiivista roolia riskinhallinnan ehkäisevien toimenpiteiden rakentamisessa.
Riskikartoituksen avulla voidaan välttyä tietomurroilta
GDPR-riskiarviointi on kaiken lähtökohta vaatimustenmukaisuuden puutteiden tunnistaminen, jotka voivat olla huolestuttavia asiakkaiden tietojen suojaamisessa esimerkiksi tietomurroilta. Tarkoituksena on tunnistaa, analysoida ja arvioida mahdolliset uhat. Tämän jälkeen yritys voi suunnitella yleisen toimintamallin tietojen suojaamiseksi. Samalla tavalla kuin yritys vaihtaa fyysisiä lukkoja toimitiloissaan tulee tietosuojalukot olla kunnossa. Riskejä ovat muun muassa heikot suojausmekanismit kuten salasanat, huolimattomuus ja hakkerit. Tietovuoto ja tietosuojaloukkaus ovat mahdollisia suojauksen pettäessä. Julkisuudessa tällä hetkellä laajasti esillä olleen Psykoterapiakeskuksen johto on esimerkiksi asetettu rikosoikeudelliseen vastuuseen tietovuodosta.
Mahdollisia seurauksia yritykselle suojauksen pettäessä on:
- Taloudelliset haitat, kuten sanktiot tai sakkorangaistukset
- Mainehaitat ja brändin arvon lasku
- Tyytymättömiä asiakkaita
- Asiakkaiden menetys
Riskikartoituksen vinkit
Riskienkartoitus edellyttää, että kaikki yrityksesi osastot tarkastelevat tarkasti tietojaan. Mitä tietoja heillä on, miten niitä käsitellään ja mitä tapahtuisi, jos ulkopuolinen pääsisi tietoihin käsiksi. Mieti miten kyberrikolliset ja työntekijät voivat vaarantaa yrityksesi arkaluonteisia tietoja.
Tässä muutamia vinkkejä, joilla pääset alkuun:
1. Kartoita yrityksesi tiedot
Kartoita, mistä kaikki yrityksesi henkilötiedot ovat peräisin, miten ne on dokumentoitu ja mitä teet tiedoilla. Tunnista, missä tiedot sijaitsevat, kenellä on pääsy niihin ja voiko tiedot vuotaa.
2. Selvitä, mitä tietoja sinun on säilytettävä
Älä säilytä sen enempää tietoja kuin on tarpeellista ja poista kaikki tiedot, joita et käytä. Jos yrityksesi on kerännyt paljon dataa ilman todellista hyötyä, nyt on aika pohtia, mitkä tiedot ovat tärkeitä yrityksellesi.
Kysy itseltäsi puhdistusprosessin aikana:
- Miksi juuri arkistoimme nämä tiedot sen sijaan, että vain poistaisimme ne?
- Miksi tallennamme kaikki nämä tiedot?
- Mitä yritämme saavuttaa keräämällä esimerkiksi nämä henkilötiedot?
- Onko taloudellinen hyöty suurempi suojattujen tietojen pitämisessä kuin poistamisessa?
3. Ota turvatoimenpiteet käyttöön
Ota käyttöön suojatoimet, jotta tietoturvaloukkaukset voidaan estää. Tämä tarkoittaa tietoturvatoimien käyttöönottoa tietoturvaloukkauksilta ja nopean toiminnan ilmoittamista henkilöille ja viranomaisille, jos tietoturvaloukkaus tapahtuu.
Tarvitsetko apua?
Eikö aika tai osaaminen riitä? Me tarjoamme riskienkartoituspalvelua. Voimme auttaa yritystäsi tunnistamaan ja analysoimaan riskit. Ydintoimintaamme kuuluu prosessien suoraviivaistaminen ja selkeän toimintasuunnitelman tuottaminen. Me olemme täällä tukemassa liiketoimintaasi. Järjenkäyttö on aina sallittua ja usein tarvittavat toimenpiteet voivat olla hyvin pieniä.