tietosuojasopimus

Kerroimme heinäkuussa kuinka, Euroopan komissio antoi 10.7.2023 riittävyyspäätöksen Euroopan Unionin (EU) ja Yhdysvaltojen väliselle tietosuojakehykselle. Euroopan komission tekemä riittävyyspäätös Data Privacy Framework (DPF) sallii nyt henkilötietojen siirron EU:sta Yhdysvaltoihin niiden toimijoiden välillä, jotka ovat DPF:n piirissä.

Mutta mitä ”siirto” todella tarkoittaa? Voimmeko nyt luotettavasti käyttää yhdysvaltalaisia palveluntarjoajia? Ja kuinka tunnistaa, kuuluuko jokin toimija DPF-sopimuksen piiriin? Tässä artikkelissa käymme läpi nämä kysymykset ja tarjoamme selkeitä vastauksia.

Termit tutuiksi – mitä tarkoittavat henkilötiedot ja henkilötietojen käsittely?

Ennen tarkempaa syventymistä itse aiheeseen ja henkilötietojen siirtoon, on hyvä täsmentää, mitä henkilötiedot ja henkilötietojen käsittely tarkoittavat. Suomen tietosuojavaltuutetun toimisto ohjeistaa lyhyesti: ”Henkilötietoja ovat kaikki tiedot, jotka liittyvät tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan henkilöön. Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, puhelinnumero ja sijaintitiedot. Lisäksi suuri joukko muuta tietoa voidaan lukea henkilötietojen alle, kuten asiakas-ID ja IP-osoite.”

Henkilötietojen käsittely puolestaan tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Henkilötietojen siirtoa ja siirtoon liittyviä termejä sekä prosesseja avataan ja käsitellään myöhemmin tässä artikkelissa.

Tietosuojalainsäädäntö koskee sinua ja organisaatiotasi

Tietosuojalainsäädäntö ja tietosuojalaki koskee käytännössä kaikkia organisaatiota, joilla on jäseniä, asiakkaita tai työntekijöitä, koska tällöin organisaatio käsittelee henkilötietoja tai henkilöön liittyviä asioita. On yksin organisaation vastuulla huolehtia niin omalta kuin yhteistyökumppaneiden osalta henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä. Yhteistyökumppaneiden, toimittajien ja alihankkijoiden kohdalla kannattaa varmistaa sopimuksilla, että myös kumppanit toimivat lainmukaisesti.

Suomessa on kuitenkin edelleen hyvin yleistä, että organisaatiot eivät tunnista EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen koskevan myös heitä. Suomen Yrittäjät teetti helmikuussa 2022 tutkimuksen, jonka yhtenä aiheena käsiteltiin henkilötietoja. Tutkimuksessa kysyttiin muun muassa ”Käsitteleekö yrityksesi henkilötietoja?” ja huimat 40 % 1 049 vastaajasta vastasi, ettei käsittele tai ei ainakaan tiedä käsittelevänsä niitä.

Kuva 1. Suomen Yrittäjät tutkimuksen kysymyksen ”Käsitteleekö yrityksesi henkilötietoja?” vastaus.

Digitaalinen kehitys on muokannut tietosuojavaatimuksia erilaisiksi eri maissa

Viimeisen 30 vuoden aikana digitaalinen maailma on kokenut huimaa muutosta, mikä on vaikuttanut myös tietosuojalainsäädäntöön eri maissa. Vuonna 1995 Eurooppa otti käyttöön ensimmäisen tietosuojadirektiivin, kun digitaalinen maailma oli vasta heräämässä: Internet oli tuore ilmiö ja käytössä oli ohjelmistoja kuten Windows 95.

Tämä direktiivi tarjosi jäsenvaltioilleen mahdollisuuden soveltaa tietosuojaa eri tavoin kansallisella tasolla. Suomessa tästä seurasi Henkilötietolaki (523/1999), kun taas esimerkiksi Englannissa tulkinta oli tiukempi ja mahdollisti jopa 500 000 punnan sakot. Vaikka Pohjoismaissa, kuten Suomessa, henkilötietolain tausta-ajatus olikin kunnianhimoinen, sakkoja ja sanktioita ei käytännössä jaettu.

Vuoden 1995 jälkeen tietosuojan maisema on muuttunut moninaiseksi. Kanada on esimerkiksi ollut edelläkävijä henkilötietojen suojassa Pohjois-Amerikassa, ja maa on ottanut useita askelia varmistaakseen kansalaistensa tietosuojaoikeudet. Euroopassa puolestaan astui vuonna 2016 voimaan EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR), jota alettiin soveltaa kahden vuoden siirtymäajan jälkeen. Tämä asetus yhdenmukaisti tietosuojalainsäädäntöä EU:n sisällä merkittävästi. Kuten aiemmassa direktiivissä, henkilötietojen siirto Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle sallitaan vain, jos EU:n komissio on myöntänyt kyseiselle maalle niin sanotun vastaavuuspäätöksen.

Euroopan ja Yhdysvaltojen välinen tietosuoja taival tähän päivään

Ensimmäinen ja alkuperäinen Euroopan ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojasopimus Safe Harbor kumottiin vuonna 2015. Sen tilalle astui vuotta myöhemmin Data Privacy Shield, joka asetti organisaatioille tietyt vaatimukset tietosuojasta. Vaikka organisaatioiden oli määrä noudattaa näitä vaatimuksia, todellisuus ei aina vastannut näitä säännöksiä. Vuonna 2020 Privacy Shield -sopimus kumottiin, sillä oli huolta siitä, että Yhdysvaltojen viranomaiset voivat saada liian vapaasti pääsyn eurooppalaisten henkilötietoihin.

Uutta sopimusta odotettiin vuodesta 2020 asti ja nyt heinäkuussa 2023 uusi EU-US Data Privacy Framework otettiin käyttöön, määritellen säännöt tietojen siirrolle. Sopimuksen piiriin kuuluvien toimijoiden, jotka ovat DPF:n hyväksyntälistalla, katsotaan tarjoavan riittävän tietosuojan. Kuitenkin uhkakuvana on mahdollisuus, että DPF voidaan kumota, mikäli Yhdysvaltojen presidentti vaihtuu tai jos NOYB, Max Schremsin johtama Euroopan digitaalisten oikeuksien keskus, haastaa sen. Molemmat skenaariot palauttaisivat tilanteen kolmen vuoden takaiseen.

NOYB kommentoi vuonna 2023: ”Uusi ’Trans-Atlantic Data Privacy Framework’ on käytännössä kopio vuoden 2016 Privacy Shield -sopimuksesta, joka puolestaan perustui vuoden 2000 ’Safe Harbor’ -sopimukseen. Koska nämä aiemmat lähestymistavat ovat jo kahdesti epäonnistuneet, uuden sopimuksen juridista pohjaa voidaan pitää kyseenalaisena. Sopimuksen olemassaolo perustui lähinnä poliittiseen logiikkaan.”

Milloin ja miten siirrän tietoja ulkomaille?

Tietojen siirtäminen ulkomaille saattaa tapahtua huomaamattasi. Tietosuojavaltuutetun määritelmän mukaan ”siirron käsite” voi olla monitahoinen ja aiheuttaa väärinkäsityksiä. Käytännössä, kun käytät yhdysvaltalaista pilvipalvelua, saatat jo siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin. Mielenkiintoinen yksityiskohta on, että pelkkä etäyhteyden mahdollisuus Yhdysvalloista käsin katsotaan tietojen siirroksi.

Euroopan tietosuojaneuvoston (EDPB) mukaan: ”Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle on usein tarpeellista kansainvälisissä liiketoimissa. Esimerkiksi pienet ja keskisuuret yritykset saattavat jakaa henkilötietoja liikekumppanien tai toimittajien kanssa, jotka sijaitsevat ETA:n ulkopuolella.” Tämän vuoksi yhteistyö suurten toimittajien, kuten Oracle, Microsoft ja Google, kanssa voi merkitä tietojen siirtoa Yhdysvaltoihin. Keskeistä on tunnistaa ja varmistaa, ettei tietojen käsittely riko tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä, erityisesti kun tietoihin pääsy etäyhteydellä on mahdollista Yhdysvalloista.

Arkkitehtuurin ja sopimusten merkitys henkilötietojen siirtoriskien hallinnassa

Arkkitehtuurikuvaukset ja järjestelmien sopimusarkistot, erityisesti tietojenkäsittelysopimukset (Data Processing Agreement – DPA), ovat korvaamattomia työkaluja henkilötietojen siirtojen hallinnassa. Tällaisilla kuvausmenetelmillä voidaan esimerkiksi havainnollistaa työnhakuprosessiin liittyviä järjestelmiä ja niiden yhteyksiä. Vaikka kuvaustapoja on useita, niiden avulla voidaan tehokkaasti ymmärtää toimittajien sijainnit ja niiden mahdolliset yhteydet muihin järjestelmiin. Jos esimerkiksi verkkosivusi on rakennettu suomalaisen toimittajan toimesta, mutta se toimii teknisesti Amazon AWS:n pilvipalvelussa, saattavat tiedot siirtyä Yhdysvaltoihin.

Kuva 2. Esimerkki prosessikuvauksesta

Tarkastelemalla järjestelmien arkkitehtuurikuvauksia ja niiden toimittajalistaa voidaan selvittää mahdolliset riskikohdat ja henkilötietojen siirtoon liittyvät seikat. On olemassa myös automatisoituja työkaluja, jotka auttavat hahmottamaan järjestelmien ja palveluiden rakenteita, olivatpa ne sitten omalla palvelimella tai pilvessä.

Alla oleva esimerkkikuva esittää suomalaisen yrityksen verkkosivuihin liittyviä toimittajia ja palveluita. Vaikka verkkosivujen tekninen alusta olisi yhden palveluntarjoajan hallussa, muut palvelut, kuten asiakkuudenhallintajärjestelmä Hubspot, Cookiebot sekä kolmannen osapuolen palvelut, kuten Facebook ja Google, voivat olla osa verkkosivun ekosysteemiä. Arkkitehtuurikuvaukset ja analyysit siis auttavat tunnistamaan ja varmistamaan, mihin tietoja todellisuudessa siirretään ja mitä seurauksia tällä voi olla tietosuojan näkökulmasta.

Kuva 3. Esimerkki verkkosivujen toimittajakuvauksesta

Tietojen käsittelyn tarkistuslista

Vaikka toimittajiin ja sopimuksiin on tärkeää luottaa, organisaatioilla on myös oma vastuunsa. Kun tarkastellaan olemassa olevia järjestelmiä, on tärkeä tarkistaa seuraavat kohdat:

1. Käsiteltävät tiedot:
   • Mitä tietoja käsitellään?
   • Liittyykö käsittelyyn riskejä yksilölle?
   • Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoryhmiä eli sensitiivisiä tietoja? Tällöin tietojen käsittelyssä on oltava erityisen varovainen.
2. Tietojenkäsittelysopimus (DPA):
   • Onko toimittajan kanssa solmittu tietojenkäsittelysopimus?
3. Toimittajan sijainti:
   • Missä maassa toimittaja sijaitsee?
   • EU:n sisällä tietojen siirto on yleensä laillista, kunhan kohdemaan tietosuojataso on riittävä EU GDPR:n mukaisesti.
4. Toimittaja EU:n ulkopuolella:
   • Onko kohdemaalle myönnetty päätös tietosuojan riittävyydestä? Katso lista maista!
   • Jos riittävyyttä koskevaa päätöstä ei ole, onko käytössä muita asianmukaisia suojatoimenpiteitä? Esimerkkejä näistä:
     • Sitovat yrityssäännöt
     • Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet
     • Sertifiointimekanismit
   • Erikoistapauksissa saattaa olla mahdollista käyttää poikkeuksia, kuten yksilön antamaa suostumusta.

Tämän listauksen avulla voit helposti varmistaa, että organisaatiosi tietojen käsittely noudattaa voimassa olevia tietosuojalakeja ja -säädöksiä.

Maat, jotka ovat saaneet EU:n tunnustuksen tietosuojan riittävyydestä

Euroopan komissio on tunnustanut seuraavat maat ja alueet tarjoamaan riittävää tietosuojaa GDPR:n mukaisesti syyskuussa 2023. Nämä maat ja alueet ovat saaneet hyväksynnän siitä, että ne tarjoavat riittävän tason tietosuojan Euroopan unionin standardien mukaisesti:

• Andorra
• Argentiina
• Kanada (kaupalliset organisaatiot)
• Färsaaret
• Guernsey
• Israel
• Mansaari
• Japani
• Jersey
• Uusi-Seelanti
• Etelä-Korea
• Sveitsi
• Iso-Britannia
• Yhdysvallat (kaupalliset organisaatiot, jotka ovat liittyneet DPF-sopimuksen alaisuuteen)
• Uruguay

Vinkit tehokkaaseen tietosuojatyöhön

• Varmista toimijan asema DPF-listalla.
• Pidä silmällä toimijoiden listaa säännöllisesti, sillä sen sisältö päivittyy ja muuttuu
• Jatka DPIA:n (Data Protection Impact Assesment) ja TIA:n (Transfer Impact Assessment) toteuttamista. Laadi suunnitelma ja harkitse varasuojatoimia mahdollisen DPF:n kumoamisen varalle.
• Merkitse DPIA:han DPF:n voimassaolon ajankohta ja määritä itsellesi aikataulu sen tarkistamiselle. Jos toimittajasi ei uusi DPF-osallistumistaan, toimintasi voi olla ristiriidassa vaatimusten kanssa.

Esimerkki:
Verkkosivullasi näkyvät videot pyörivät teknisesti Vimeo-alustan kautta. Tarkastaessasi Vimeon tilaa DPF-hyväksyntälistalta, huomaat, ettei toimija ole aktiivinen jäsen. Käytön jatkamista on siis syytä punnita tarkkaan ja voi olla järkevää harkita toisen alustan käyttöönottoa. Huomio: Jos et löydä toimittajaa aktiivisista jäsenistä, älä unohda tarkistaa myös ei-aktiivisten listaa.

Tietosuojan jatkuva merkitys organisaation toiminnoissa

Tietosuojan vaatimukset edellyttävät jatkuvaa valppautta ja säännöllisiä tarkastuksia. Olipa tietosuojavastaava sisäinen tehtävä tai ulkoistettu, hänen vastuullaan on varmistaa tietosuojan noudattaminen kaikissa organisaation osa-alueissa, erityisesti hankinnoissa ja IT-toiminnoissa. DPF-sopimuksen mahdollinen kumoaminen tulevaisuudessa korostaa sopimusten ajantasaisuuden ja vaikutustenarviointien (DPIA) merkitystä.

Tehokkain tapa vähentää riskejä on integroida tietosuojanäkökulma organisaation perusprosesseihin, kuten hankintoihin. Tämä varmistaa, että mahdolliset riskit, olivatpa ne sitten toimittajaan tai alustaan liittyviä, havaitaan ajoissa.

Artikkeli julkaistiin Sytyke-lehdessä lokakuussa 2023.
Artikkelin kirjoitti Juha Sallinen.