Asiakastarina: Asiakastietojen turvallinen käsittely on olennainen osa hyvinvointialan työtä

Laitepilates-studio Kunnonkoutsi

Laitepilates-studio Kunnonkoutsin perustaja Sanna Harolin on kokenut liikunta-alan ammattilainen, joka halusi luoda oman pilates studionsa vastatakseen paikalliseen kysyntään. Yrittäjänä Sanna huomasi nopeasti, että asiakastietojen turvallinen käsittely on olennainen osa hyvinvointialan työtä. Aluksi tietosuoja-asioiden monimutkaisuus pelotti, mutta GDPR Techin koulutusten ansiosta Sanna oppi tietosuojan ja tietoturvan perusasiat käytännönläheisesti. Nyt hän suosittelee koulutuksia lämpimästi kaikille yrittäjille, sillä ennakoiva tietoturva tuo varmuutta ja mielenrauhaa arkeen.

Asiakkaiden terveystietojen turvallinen säilyttäminen prioriteettina

Laitepilates-studio Kunnonkoutsi on Tampereella sijaitseva hyvinvointialan yritys, jonka perustaja ja omistaja Sanna Harolin on ollut liikunta-alalla jo vuodesta 1998 lähtien. Kouluttauduttuaan liikunnanohjaajaksi Suomen Urheiluopistolla Sanna on työskennellyt monipuolisesti liikunnanohjaajana, ryhmäliikuntaohjaajana ja Personal Trainerina. Vuonna 2019 hän päätti ryhtyä yrittäjäksi, ja vuonna 2022 hän perusti Tampereelle ensimmäisen laitepilatesstudionsa, koska kaupungista puuttui hänen toiveidensa mukainen pilatessali.

Sannan intohimo hyvinvointiin ja liikuntaan ohjasi häntä urallaan, mutta yrittäjänä hänen oli otettava huomioon myös uusia vastuualueita, kuten tietosuoja ja tietoturva. Hän käsittelee työssään asiakastietoja, joihin saattaa sisältyä myös terveystietoja, joten oli tärkeää ymmärtää, miten näitä tietoja tulisi säilyttää turvallisesti.

Pelottava ja epämääräinen GDPR on nyt tuttua juttua

Aluksi GDPR ja tietoturva tuntuivat Sannasta monimutkaisilta ja pelottavilta aiheilta. ”Kaikki GDPR-asiat tuntuivat kovin vaikeaselkoisilta ja hankalilta, mutta yrittäjänä koin, että minun pitäisi tietää näistä kuitenkin enemmän”, hän kertoo. Juuri tässä kohtaa GDPR Tech astui kuvaan. Sannan mukaan GDPR Techin koulutukset auttoivat häntä ymmärtämään tietosuojan ja tietoturvan perusasiat käytännönläheisesti, mikä hälvensi hänen pelkonsa aiheen ympärillä.

Tietosuojan ja tietoturvan tärkeys hyvinvointialalla

Tietosuoja on erityisen tärkeää hyvinvointialalla, missä asiakkaat usein jakavat henkilökohtaisia terveystietoja ohjaajien kanssa. Sanna korostaa, että näiden tietojen turvaaminen on ensiarvoisen tärkeää, jotta ne eivät joudu vääriin käsiin. Hänen yrityksessään asiakkaiden tiedot tallennetaan suojattuun järjestelmään, ja sähköpostitse saadut tiedot säilytetään myös turvattuina. Tietoja ei kirjata ylös ilman selkeää tarvetta.

”Hyvinvointialalla ihmiset usein kertovat hyvin henkilökohtaisia terveystietoja ohjaajalle, mikä on tärkeää, jotta ohjaaja osaa ottaa ne huomioon harjoitusta suunnitellessa ja ohjatessa. Nämä tiedot on tärkeä osata säilyttää niin, että ne eivät joudu vääriin käsiin, ja siksi on tärkeää ymmärtää tietosuojan ja tietoturvan perusasiat. Toisaalta on myös hyvä miettiä, mitä tietoja asiakkaista kerää eli kerätä vain ne, mitä oikeasti tarvitsee,” Sanna summaa.

Tietosuojakoulutuksilla suora vaikutus omiin toimintatapoihin

GDPR Techin koulutukset eivät ainoastaan lisänneet Sannan tietämystä, vaan myös vahvistivat hänen luottamustaan siihen, että hänen toimintatapansa olivat jo ennestään hyvällä mallilla. Koulutuksissa hän oppi erityisesti, mitä tietoja on lakisääteisesti säilytettävä ja mitkä tiedot voidaan turvallisesti hävittää. ”GDPR-asioista liikkuu kaikenlaisia huhuja, ja koulutus toi hyvin esiin sen, mikä on oikeasti oleellista käytännön työssä ja mikä on lakisääteistä. Tietojen toisaalta säilyttäminen ja toisaalta hävittäminen olivat hyviä oppeja,” Sanna kertoo.

Koulutukset antoivat Sannalle varmuutta toimia oikein ja vähensivät tietosuojasta aiheutuvaa stressiä: ”Kun tiedän, miten asiat oikeasti ovat, pystyn myös vastaamaan tilanteissa, joissa joku väittää tietosuojaa rikottavan. Tietosuoja-asiat eivät myöskään niin paljon stressaa, kun tietää, mitä pitää ottaa huomioon.”

Ennakoiminen kannattaa

Sanna suosittelee GDPR Techin koulutuksia muille hyvinvointialan yrittäjille, erityisesti niille, jotka tuntevat olonsa epävarmaksi tietosuoja-asioissa. Hän huomauttaa, että ennakoiminen on aina parempi vaihtoehto kuin ongelmien selvittäminen jälkikäteen. Sanna aikoo jatkossakin pitää tietonsa ajan tasalla ja varmistaa, että mahdolliset tulevat työntekijät ovat myös tietoisia tietosuojan tärkeydestä.

”Kun tekoälyä käytetään koko ajan enemmän, on sitäkin tärkeämpää huolehtia tietosuojasta ja pitää oma osaaminen ajan tasalla. Suosittelen lämpimästi GDPR Techin koulutuksia,” Sanna toteaa lopuksi, vahvistaen sitoutumisensa sekä asiakkaidensa hyvinvointiin, että heidän tietojensa turvaamiseen.

Tutustu Laitepilates Studio Kunnonkoutsin palveluihin tästä!